PATVIRTINTA
Medijų rėmimo fondo visuotinio dalininkų susirinkimo
2024 m. balandžio 25 d. sprendimu Nr. SPR-13
MEDIJŲ RĖMIMO FONDO EKSPERTŲ DARBO REGLAMENTAS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Medijų rėmimo fondo (toliau – Fondas) ekspertų darbo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato Fondui viešosios informacijos rengėjų ir (ar) skleidėjų projektų, veiklos bei stipendijų paraiškų ekspertinio vertinimo paslaugas teikiančių ekspertų (toliau – ekspertai) grupių sudarymo bei darbo organizavimo tvarką, ekspertų teises, pareigas ir atsakomybę, jiems vertinant ir teikiant išvadas dėl Fondo finansuojamų ir administruojamų viešosios informacijos rengėjų ir (ar) skleidėjų projektų, veiklos ir stipendijų.
2. Ekspertai savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos visuomenės informavimo įstatymu (toliau – Įstatymas), Lietuvos Respublikos kultūros ministro tvirtinamomis Medijų rėmimo fondo finansuojamų projektų teikimo taisyklėmis (toliau – Taisyklės), Reglamentu, Fondo tarybos sprendimais ir kitais teisės aktais.
3. Ekspertai savo veiklą grindžia profesionalumo, objektyvumo, nepriklausomumo, nešališkumo, skaidrumo, sąžiningumo, konfidencialumo, protingumo, teisėtumo, lygiateisiškumo ir kolegiškumo principais.
4. Reglamente vartojamos sąvokos yra suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Įstatyme ir Taisyklėse.
II SKYRIUS
EKSPERTŲ TEISĖS, PAREIGOS IR ATSAKOMYBĖ
5. Ekspertai vertina viešosios informacijos rengėjų ir (ar) skleidėjų Fondui pateiktas paraiškas dėl projektų, veiklos ir stipendijų finansavimo (toliau – paraiška) ir dėl jų teikia išvadas Fondo tarybai. Vertindami paraiškas ekspertai vadovaujasi Taisyklių IX skyriaus nuostatomis, Taisyklėse nustatytais vertinimo kriterijais, atitinkamos programos tikslais bei uždaviniais, projektų finansavimo sąlygomis bei turimomis žiniomis pagal vidinį savo įsitikinimą, pagrįstą visapusišku ir objektyviu jam pateiktų duomenų paraiškose išnagrinėjimu.
6. Ekspertai turi teisę:
6.1. savarankiškai pasirinkti paraiškų vertinimo metodus ir būdus, jei jie neprieštarauja Taisyklių ir Reglamento 5 punkto nuostatoms;
6.2. laiku gauti iš Fondo administracijos paraiškas, su paraiškomis susijusius dokumentus ir kitokią vertinimui atlikti ir išvadoms teikti reikalingą informaciją;
6.3. dalyvauti Fondo tarybos posėdžiuose;
6.4. ekspertų grupės posėdžiuose reikšti pastabas, teikti pasiūlymus ir (ar) paklausimus;
6.5. gauti atlyginimą už eksperto darbą.
7. Ekspertai privalo:
7.1. Taisyklėse ir Reglamente nustatyta tvarka laiku įvertinti paraiškas ir pateikti išvadas;
7.2. pasirengti ekspertų grupės posėdžiams ir dalyvauti juose;
7.3. prieš pradedant eiti pareigas, pasirašyti ekspertinio vertinimo paslaugų teikimo sutartį, nustatytos formos nešališkumo deklaraciją bei konfidencialumo pasižadėjimą, deklaruoti privačius interesus Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatymo nustatyta tvarka;
7.4. veikti sąžiningai, nešališkai, vengti interesų konflikto ir, esant interesų konflikto grėsmei, nusišalinti Reglamento 23 punkte nustatyta tvarka.
8. Ekspertas iš Fondo ekspertų sąrašo išbraukiamas ir su juo nutraukiama sutartis nesuėjus kadencijos terminui:
8.1. Ekspertų atrankos apraše nustatytais pagrindais;
8.2. jei nevykdo arba netinkamai vykdo Reglamente nurodytas pareigas;
8.3. jei pažeidžia konfidencialumo pasižadėjimo ar nešališkumo deklaracijos nuostatas. Už nešališkumo deklaracijos ir (ar) konfidencialumo pasižadėjimo nuostatų pažeidimą iš Fondo ekspertų sąrašo pašalintas ekspertas negali teikti Fondui ekspertinio vertinimo paslaugų, jei nuo sprendimo dėl jo pašalinimo priėmimo nėra praėję 2 metai;
8.4. jei be pateisinamos priežasties nedalyvauja daugiau kaip dvejuose ekspertų grupės posėdžiuose iš eilės;
8.5. Reglamento 25 punkte nustatytais pagrindais;
8.6. Reglamento 30 punkte nustatytais pagrindais.
III SKYRIUS
EKSPERTŲ GRUPIŲ SUDARYMAS
9. Ekspertai vertina paraiškas ir teikia išvadas veikdami ekspertų grupėse (toliau – ekspertų grupė), kurios sudaromos Fondo tarybos sprendimu. Ekspertų grupės sudaromos iš ne mažiau kaip trijų ekspertų.
10. Kai vienoje Taisyklėse patvirtintoje Fondo finansuojamoje ir administruojamoje programoje (toliau – programa) yra pateikta daugiau nei 100 paraiškų, Fondo taryba gali sudaryti kelias ekspertų grupes toje pačioje programoje.
11. Fondo taryba ekspertų grupes sudaro ir tvirtina jų struktūrą iš Fondo ekspertų sąrašo kiekvienam Fondo paskelbtam konkursui pagal Fondo finansuojamas programas iš specialiųjų žinių ir įgūdžių turinčių ekspertų, atsižvelgdama į:
11.1. Taisyklėse nustatytus programos finansavimo sąlygų tikslus ir uždavinius;
11.2. eksperto turimą kompetenciją;
11.3. Taisyklių prieduose nustatytą ekspertų skaičių;
11.4. paraiškų skaičių;
11.5. nešališkumo principą:
11.6. eksperto amžių, siekiant užtikrinti ekspertų grupės narių amžiaus grupių įvairovę;
11.7. eksperto lytį, siekiant užtikrinti lyčių lygybę ekspertų grupėje.
12. Fondo ekspertų sąraše įrašyti ekspertai skiriami į ekspertų grupes pagal programas tokia tvarka:
12.1. ekspertai atrenkami pagal programai reikalingas kompetencijas, pagrįstas Pretendentų anketose įrašyta patirtimi, atsižvelgiant į:
12.1.1. eksperto gyvenimo ir profesinės veiklos aprašymą (CV);
12.1.2. eksperto išsilavinimą, veiklos ir profesinę patirtį;
12.1.3. eksperto ekspertinio vertinimo patirtį;
12.1.4. eksperto einamas pareigas ir galimas sąsajas su viešosios informacijos rengėjais ir (ar) skleidėjais;
12.2. prioritetas teikiamas ekspertams, kurie:
12.2.1. savo kadencijos metu nedalyvavo ekspertų grupės veikloje;
12.2.2. to paties konkurso metu iš Fondo ekspertų sąrašo nebuvo paskirti į kitą ekspertų grupę;
12.3. iš atrinktų ekspertų pašalinami ekspertai, kuriuos paskyrus būtų pažeistas nešališkumo principas.
13. Po ekspertų grupės sudarymo nuo ekspertų grupei paskirto klausimo svarstymo nusišalinus daugiau nei pusei ekspertų grupės narių, Reglamento 30 punkte nustatytu atveju ar dėl kitų priežasčių ekspertų grupėje likus mažiau nei pusei ekspertų grupės narių, į ekspertų grupę Fondo tarybos sprendimu iš ekspertų sąrašo paskiriamas ekspertas, turintis ne mažesnę kompetenciją, kokią turėjo ir dauguma nuo klausimo svarstymo nusišalinusių ekspertų, vadovaujantis Reglamento 11 ir 12 punktų nuostatomis.
14. Eksperto, kaip ekspertų grupės nario, įgaliojimai prasideda jį Reglamento nustatyta tvarka paskyrus į ekspertų grupę ir baigiasi Fondui su pareiškėju sudarius finansavimo sutartį, tačiau bet kokiu atveju ne vėliau nei paskutinę kadencijos, kuriai ekspertas buvo įtrauktas į Fondo ekspertų sąrašą, dieną.
IV SKYRIUS
EKSPERTŲ GRUPIŲ VEIKLOS ORGANIZAVIMAS
15. Ekspertų grupės veiklą kuruoja ir techniškai aptarnauja Fondo administracijos paskirtas darbuotojas (toliau – Fondo darbuotojas). Fondo darbuotojas rengia posėdžius, juos protokoluoja, pasirašo posėdžių protokolus, tvarko kitą dokumentaciją.
16. Ekspertų išvados dėl paraiškų tvirtinamos ekspertų grupės posėdyje (toliau – posėdis). Posėdžiai gali būti organizuojami dviem būdais: visiems ekspertams dalyvaujant asmeniškai arba nuotoliniu būdu, naudojantis nuotolinio ryšio priemonėmis, kai yra galimybė nustatyti posėdyje dalyvaujančių ekspertų tapatybę.
17. Posėdis yra teisėtas, kai jame dalyvauja:
17.1. ne mažiau kaip du ekspertai, kai ekspertų grupė sudaroma iš trijų narių;
17.2. ne mažiau kaip trys ekspertai, kai ekspertų grupė sudaroma iš keturių arba penkių narių.
18. Kiekviena ekspertų grupė išsirenka ekspertų grupės vadovą, kuris:
18.1. organizuoja ekspertų grupės darbą ir atsako už jos veiklą;
18.2. šaukia ekspertų grupės posėdžius, tvirtina posėdžių darbotvarkes, pirmininkauja posėdžiams, pasirašo ekspertų grupės protokolus ir kitus su ekspertų grupės veikla susijusius dokumentus;
18.3. atstovauja ekspertų grupei Fondo tarybos posėdžiuose.
19. Ekspertų grupės vadovas atviru balsavimu paprasta balsų dauguma iš ekspertų grupės narių išrenkamas pirmojo posėdžio metu. Ekspertų grupės vadovo nesant arba jam laikinai negalint atlikti dalies ar visų funkcijų, ekspertų grupės vadovo funkcijas atlieka kitas posėdyje išrinktas ekspertų grupės narys.
20. Fondo darbuotojas, ekspertų grupės vadovo pavedimu, ekspertų grupės narius apie planuojamą posėdžio datą informuoja elektroniniu paštu ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki posėdžio ir pateikia posėdžio darbotvarkę bei kitą reikalingą medžiagą. Ekspertų grupės posėdyje negalintis dalyvauti ekspertų grupės narys privalo apie tai nedelsiant informuoti Fondo darbuotoją.
21. Ekspertų grupės sprendimas priimamas posėdyje dalyvaujančių ekspertų grupės narių paprasta balsų dauguma. Ekspertų grupės narių balsams pasiskirsčius po lygiai, lemiamu laikomas ekspertų grupės vadovo balsas, o nesant ekspertų grupės vadovo – jo funkcijas atliekančio kito ekspertų grupės išrinkto nario balsas. Tuo atveju, jei posėdyje nėra kvorumo, ne vėliau kaip po 2 darbo dienų šaukiamas pakartotinis ekspertų grupės posėdis.
22. Ekspertų grupės sprendimas įforminamas posėdžio protokolu. Protokolą pasirašo ekspertų grupės vadovas, jam nesant – kitas ekspertų grupės narys ir Fondo darbuotojas. Ekspertų grupės posėdžio protokole nurodoma:
22.1. posėdžio data;
22.2. protokolo registracijos numeris;
22.3. posėdžiui pirmininkavęs ekspertas, posėdžio sekretorius, posėdyje dalyvavę ekspertų grupės nariai;
22.4. posėdžio darbotvarkė;
22.5. kiekvieno posėdžio darbotvarkės klausimo svarstymo aprašymas;
22.6. balsavimo rezultatai, atsižvelgiant į balsavimo rezultatus priimti sprendimai;
22.7. ekspertų išvados;
22.8. ekspertų užpildytos Paraiškų vertinimo lentelės;
22.9. kita svarbi informacija, fiksuojanti posėdyje svarstytus klausimus ar posėdžio eigą.
23. Jeigu paaiškėja, kad ekspertui dėl jam pateiktos paraiškos (paraiškų) vertinimo gali kilti interesų konfliktas, ekspertas savo iniciatyva privalo nedelsdamas nusišalinti nuo visų paraiškų vertinimo ir nuo bet kokių sprendimų dėl jų priėmimo atitinkamoje Fondo programoje:
23.1. prieš pradėdamas individualiai vertinti paraiškas, jeigu galimas interesų konfliktas paaiškėja susipažinus su vertinimui pateiktų paraiškų sąrašu. Apie nusišalinimą ekspertas turi raštu informuoti ekspertų grupės veiklą kuruojantį ir techniškai aptarnaujantį Fondo administracijos paskirtą darbuotoją per 3 darbo dienas nuo paraiškų perdavimo jam individualiam vertinimui dienos;
23.2. pradėjęs vertinti paraišką (paraiškas) tuo atveju, jeigu galimas interesų konfliktas paaiškėja tik paraiškos (paraiškų) vertinimo metu. Apie nusišalinimą ekspertas turi raštu informuoti ekspertų grupės veiklą kuruojantį ir techniškai aptarnaujantį Fondo administracijos paskirtą darbuotoją tą pačią dieną, kai paaiškėja aplinkybės, galinčios kelti interesų konfliktą;
23.3. ne vėliau kaip likus 3 darbo dienoms iki ekspertų grupės posėdžio, jeigu jau pasibaigus individualiam paraiškų vertinimui atsirado naujos aplinkybės, keliančios interesų konfliktą. Apie nusišalinimą ekspertas turi raštu informuoti ekspertų grupės veiklą kuruojantį ir techniškai aptarnaujantį Fondo administracijos paskirtą darbuotoją.
24. Jeigu ekspertų grupės narys nenusišalina arba atsisako nusišalinti vertinant paraišką ir (ar) priimant dėl jos sprendimą, kuris gali sukelti interesų konfliktą, dėl eksperto nušalinimo balsuojama Reglamento 21 punkte nustatyta tvarka. Ekspertų grupės narys balsavime dėl jo nušalinimo nedalyvauja. Apie ekspertų grupės nario nusišalinimą ar nušalinimą pažymima posėdžio protokole. Priėmus sprendimą ekspertų grupės narį nušalinti, bet kokie iki tokio sprendimo priėmimo nušalinto ekspertų grupės nario pateikti duomenys ar vertinimai dėl svarstomos paraiškos yra pašalinami.
25. Siekiant užtikrinti Reglamento 3 punkte nustatytų principų, nešališkumo deklaracijoje ir konfidencialumo pasižadėjime nustatytų sąlygų laikymąsi, Fondo administracija nuolat vykdo ekspertų darbo stebėseną. Fondo darbuotojui pastebėjus, kad ekspertas nesilaiko minėtų principų ar sąlygų, taip pat galimą ekspertinio vertinimo tendencingumą, Fondo direktoriaus iniciatyva gali būti atliktas eksperto veiklos patikrinimas. Eksperto veiklos patikrinimo metu pasitvirtinus minėtoms aplinkybėms, ekspertas šalinamas iš ekspertų grupės sudėties ir išbraukiamas iš Fondo ekspertų sąrašo, taip pat pašalinami eksperto įvertinimai, jeigu nėra priimti galutiniai sprendimai dėl Fondo konkurso rezultatų. Apie šiame punkte nurodytas aplinkybes Fondo administracija informuoja ekspertų darbo grupės vadovą ir Fondo tarybos pirmininką.
V SKYRIUS
PARAIŠKŲ VERTINIMO IR IŠVADŲ TEIKIMO TVARKA
26. Fondo darbuotojas ekspertų grupės nariams elektroniniu būdu pateikia paraiškas individualiam jų įvertinimui. Kartu su paraiškomis ekspertui pateikiama Paraiškų vertinimo lentelė (toliau – vertinimo lentelė), taip pat paraiškų vertinimą reglamentuojantys teisės aktai.
27. Ekspertinio vertinimo metu paraiškos vertinamos balais pagal Taisyklių 5 priede nustatytus vertinimo kriterijus.
28. Ekspertų grupės narys per Fondo darbuotojo nustatytą terminą įvertina visas jam pateiktas paraiškas, užpildo vertinimo lentelę ir pateikia ją Fondo darbuotojui. Ekspertų grupės narys vertinimo lentelėje įrašo balus pagal kiekvieną vertinimo kriterijų ir savo komentarą, atsižvelgiant į vertinimo kriterijus ir jiems skirtus balus. Tinkamai užpildyta vertinimo lentelė Fondo darbuotojui pateikiama elektroniniu būdu.
29. Fondo darbuotojas ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo ekspertų grupės narių pateiktų vertinimo lentelių gavimo patikrina jose nurodytų duomenų atitiktį Taisyklėse ir Reglamente nustatytiems reikalavimams.
30. Fondo darbuotojas, ekspertų grupės nario pateiktoje vertinimo lentelėje nustatęs trūkumus (neįrašyti balai arba jie neatitinka teisės aktuose nustatytų reikšmių; nėra komentarų ar jie nepakankami ir pan.), šiuos trūkumus elektroniniu būdu nurodo ekspertų grupės nariui ir nustato ne ilgesnį nei 3 darbo dienų terminą jiems pašalinti. Nepašalinus trūkumų per Fondo darbuotojo nustatytą terminą, ekspertų grupės nario įvertinimas dėl paraiškų, kurias vertinant nustatyti trūkumai, yra pašalinamas, išskyrus atvejus, kai tokios paraiškos sudaro penktadalį ir daugiau ekspertui įvertinti pateiktų paraiškų – tokiu atveju pašalinami ekspertų grupės nario įvertinimai dėl visų paraiškų, o ekspertų grupės narys yra šalinamas iš ekspertų grupės sudėties ir Fondo ekspertų sąrašo. Į ekspertų grupę vietoj pašalinto eksperto Fondo tarybos sprendimu iš Fondo ekspertų sąrašo yra skiriamas ekspertas, turintis ne mažesnę kompetenciją už tą, kurią turėjo pašalintas ekspertas. Ekspertas skiriamas atsižvelgiant į Reglamento 11 ir 12 punktų nuostatas.
31. Tinkamai užpildytoje vertinimo lentelėje nurodyti duomenys yra galutiniai ir nekeičiami.
32. Fondo darbuotojas, vadovaudamasis Taisyklių IX skyriaus nuostatomis, iki pirmojo ekspertų grupės posėdžio parengia ekspertų išvadas:
32.1. projektų, kuriems ekspertai savo vertinimo lentelėse siūlo skirti finansavimą, nurodant skirtiną lėšų sumą, sąrašą;
32.2. projektų, kuriems ekspertai savo vertinimo lentelėse siūlo neskirti finansavimo, sąrašą.
33. Ekspertų išvadas Fondo darbuotojas teikia svarstyti ekspertų grupės posėdyje.
34. Ekspertų grupė posėdžio metu priima sprendimą dėl ekspertų išvadose nurodytų duomenų tvirtinimo ir kiekvienai paraiškai parengia konsoliduotą ekspertų grupės komentarą, kuris rengiamas atsižvelgiant į paraiškos vertinimo prioritetus, vertinimo kriterijus ir skirtus balus.
35. Parengtas ekspertų grupės išvadas pasirašo ekspertų grupės vadovas ir pristato Fondo tarybai jos posėdžio metu. Ekspertų grupės vadovui negalint dalyvauti Fondo tarybos posėdyje, ekspertų išvadas pristato kitas ekspertų grupės narys. Pristatant ekspertų grupės išvadas Fondo tarybos posėdyje turi teisę dalyvauti visi ekspertų grupės nariai. Ekspertų grupės išvados, teikiamos Fondo tarybai, gali būti skelbiamos viešai.
VI SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
36. Fondas saugo ekspertų veiklos dokumentus Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo ir jo įgyvendinamųjų teisės aktų nustatyta tvarka.
37. Asmens duomenys, gauti Fondui ir ekspertams vykdant savo funkcijas, tvarkomi vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų apsaugą ir tvarkymą.
38. Fondas turi teisę tvarkyti asmens duomenis Fondo tarybai vykdant ekspertų atranką ir organizuojant ekspertų darbą.
39. Duomenų subjektų teisės įgyvendinamos Bendrojo duomenų apsaugos reglamento ir Fondo administracijos nustatyta tvarka.
